Digitalisierung von Bauvorhaben-Dokumentationen
Ziel
Die Stadtwerke Rostock AG stand vor der Herausforderung, dass die Papierarchivierung der Bauvorhaben-Dokumentationen der Kompetenzfelder Gas (GWW) und Wärme (GWG) eine kritische Größe erreicht hatte. Dies führte zu Platzproblemen in den Archivräumen und erschwerte den Zugriff auf wichtige Unterlagen.
Um diesen Engpass zu beseitigen und die Effizienz zu steigern, wurde die Digitalisierung der Bestandsdokumentation beauftragt. Ziel war es, die in Papierform vorliegenden Bauvorhaben-Dokumente mittels Optical Character Recognition (OCR) zu scannen und als durchsuchbare PDF-Dateien an die Stadtwerke Rostock AG zu übergeben. Die Digitalisierung umfasste Dokumente in Größen von DIN A0 bis DIN A5.
Lösung
Umfassende Digitalisierung der Dokumente mittels OCR-Scannen und Erstellung von durchsuchbaren PDF-Dateien
Projektablauf für die Digitalisierung:
Der Digitalisierungsprozess erfolgt in schlanken, wiederkehrenden Zyklen, um eine kontinuierliche Bearbeitung und Qualitätssicherung zu gewährleisten:
- Abholung: Jeweils 500 Ordner werden von GABO IDM bei den Stadtwerken Rostock AG abgeholt.
- OCR-Scannen: Die abgeholten Ordner werden gescannt und die Inhalte mittels OCR erfasst.
- Digitale Übergabe: Die digitalisierten Dokumente (PDF-Dateien) werden an die Stadtwerke Rostock AG übergeben.
- Qualitätskontrolle: Die Stadtwerke Rostock AG führen eine umfassende Qualitätskontrolle der übergebenen PDF-Dateien durch.
- Rückgabe: Nach erfolgreicher Qualitätskontrolle werden die ursprünglichen Papierordner an die Stadtwerke Rostock AG zurückgegeben.
