Die Sicherstellung eines reibungslosen und sicheren Betriebs kerntechnischer Anlagen erfordert nicht nur hochqualifiziertes Personal, sondern auch eine präzise Verwaltung und Steuerung des eingesetzten Equipments. Im Jahr 1984/85 wurde GABO IDM in Erlangen mit einer wegweisenden Aufgabe betraut: die Einführung eines zentralen Geräteinformationssystems für Serviceleistungen im neu gegründeten Bereich „Reaktorservice“. Dieses Projekt zielte darauf ab, den Gerätebestand umfassend zu erfassen, zu katalogisieren und ein DV-Verfahren für dessen Verwaltung zu etablieren, das auch kaufmännische Aspekte wie Inventur, Kalkulation und Einsatzkosten-Abrechnung integrierte.

Leistungen und Vorgehen: Systematische Erschließung des Gerätebestands

Das Vorgehen von GABO IDM war geprägt von einer systematischen Herangehensweise, um die Komplexität des Gerätebestands in kerntechnischen Anlagen zu bewältigen:

• Ist-Aufnahme des Gerätebestands und deren Einsätzen: Zunächst wurde eine detaillierte Erfassung aller vorhandenen Geräte und ihrer bisherigen Einsätze vorgenommen. Dies bildete die Grundlage für die nachfolgende Kategorisierung und Verschlüsselung.
• Bestimmung der Gliederungsstufen: Um eine logische und effiziente Strukturierung zu gewährleisten, wurden präzise Gliederungsstufen definiert:
  • Gerätekategorien
  • Gerätearten
  • Gerätegruppen
  • Geräte
  • Baugruppen/Zubehör
• Festlegung des Geräteschlüssels und dessen Anwendung: Ein spezifischer Geräteschlüssel wurde entwickelt und alle vorhandenen Geräte entsprechend gekennzeichnet.. Dies umfasste ein breites Spektrum an Equipment, darunter:
  • Kommunikations- und Überwachungsgeräte
  • Mess- und Prüfgeräte
  • Bearbeitungsgeräte
  • Verfahrenstechnische Geräte
  • Hilfsaggregate
  • Trägergeräte, Modelle
  • Transportmittel und Verpackungsbehälter
  • Schutzausrüstungen
  • Energieversorgungs- und Verteilungsgeräte
• Ermittlung von Schwachstellen und Lösungsvorschlägen: Eine kritische Analyse der damals bestehenden Geräteverwaltung identifizierte Schwachstellen, für die GABO IDM fundierte Lösungsvorschläge erarbeitete.
• Ausarbeitung des Fachkonzeptes: Ein umfassendes Fachkonzept wurde für alle relevanten Aspekte der Geräteverwaltung erstellt. Dies umfasste detaillierte Abläufe für:
  • Gerätelagerung (z.B. Lagerort)
  • Auslieferung (intern/extern)
  • Einsatz
  • Rücklieferung
  • Wartung
  • Instandsetzung
  • Dekontamination

Planungskriterien: Die Basis für das DV-gestützte Verfahren

Die detaillierte Ausarbeitung mündete in der Erstellung eines präzisen Pflichtenheftes für ein DV-gestütztes Verfahren zur Geräteverwaltung. Dieses Verfahren ermöglichte umfangreiche Auswertungen und die Generierung wichtiger Dokumente:

• Auswertungen zu:
  • Geräteumfang und Inventurdaten
  • Geräteanforderungen
  • Transportdaten
  • Gerätekosten
  • Strahlenschutz-Beauftragung
• Ausgabe von:
  • Packlisten
  • Leistungsnachweisen
  • Störmeldungen
  • Werkstattaufträgen
  • Schadensmeldungen

Die Dimension des Projekts wurde durch die Planungskriterien deutlich: Es wurden 9 Gerätekategorien für die Systematisierung von ca. 7000 vorhandenen Geräten definiert.

Anwenderschulung und erfolgreicher Einsatz

Nach der Implementierung des vom Kunden realisierten DV-Verfahrens führte GABO IDM umfassende Anwenderschulungen durch. Dies gewährleistete, dass das Personal den vollen Funktionsumfang des neuen Systems nutzen und die Vorteile einer zentralen und effizienten Geräteverwaltung ausschöpfen konnte. 

Fazit: Effizienz und Sicherheit im Reaktorservice

Das Projekt demonstrierte eindrucksvoll die Fähigkeit von GABO IDM, komplexe organisatorische und technische Herausforderungen im hochsensiblen Bereich der kerntechnischen Anlagen zu meistern. Durch die Implementierung eines umfassenden Geräteinformationssystems wurden nicht nur die Verwaltungsprozesse optimiert und die Transparenz erhöht, sondern auch die Grundlage für eine effizientere und sicherere Durchführung von Serviceleistungen geschaffen. Die präzise Erfassung, Kategorisierung und Steuerung des Gerätebestands war ein entscheidender Schritt zur Optimierung des Reaktorservice und setzte Maßstäbe für die Branche.

Brückenschlag zwischen dezentralen Büroarchiven und zentralem Dokumentationssystem in der Kraftwerksplanung

In den 1980er Jahren war die Digitalisierung von Dokumenten in Unternehmen noch in den Kinderschuhen. Viele Büros arbeiteten dezentral, nutzten unterschiedliche Soft- und Hardwaresysteme, um Dokumente zu erstellen und zu speichern. Gleichzeitig wuchs der Bedarf an einem zentralen, unternehmensweiten Zugriff auf entscheidende Informationen. Im Jahr 1987 in Erlangen stellte sich GABO IDM dieser Herausforderung in der Kraftwerksplanung: Es galt, die dezentral erstellten und elektronisch gespeicherten Dokumente in ein zentrales Dokumentations- und Informationssystem zu integrieren.

Die Aufgabe war komplex: Dokumente, vor allem Schriftgut, wurden in zahlreichen Büros mit unterschiedlichen Bürosystemen dezentral erstellt und elektronisch gespeichert. Das Ziel war, diese oft dokumentationspflichtigen oder -würdigen Unterlagen im zentralen System zu registrieren und zu verwalten. Hierfür war ein umfassendes organisatorisches Konzept erforderlich, das die Anbindung der elektronischen Archive an die zentrale Datenbank sicherstellte.

Fachlicher Umfang: Vom technischen Schriftgut zur Archivierung

Der fachliche Umfang des Projekts umfasste ein breites Spektrum an Dokumenten und Systemen:

• Technisches Schriftgut: Sämtliche technischen Dokumente, die für die Planung, den Bau und den Betrieb eines Kraftwerks von Bedeutung sind.
• Allgemeiner Schriftverkehr: Korrespondenz und administrative Dokumente.
• Systeme der Bürokommunikation: Die vielfältigen, damals existierenden Systeme zur internen und externen Kommunikation.
• Zentrales Informations- und Dokumentationssystem: Das bereits vorhandene oder zu adaptierende zentrale System.

Die elektronische Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten sollte dabei folgende Funktionen abdecken:

• Kennzeichnung: Eindeutige Identifikation jedes Dokuments.
• Registrierung: Formelle Aufnahme in das zentrale System.
• Archivierung: Langfristige und sichere Speicherung.
• Retrieval: Effiziente Suche und Wiederauffindbarkeit der Dokumente.

Das Projekt war für 30 dezentrale Bürosysteme mit 50 angeschlossenen Benutzern und 40 verschiedenen Dokumentenarten ausgelegt – eine beachtliche Größenordnung für die damalige Zeit.

Leistungen und Vorgehen: Ein strukturierter Weg zur Integration

GABO IDM ging die Aufgabe mit einem systematischen und durchdachten Vorgehen an:

• Definition der dezentralen Systeme: Zunächst wurden alle dezentralen Hard- und Softwaresysteme detailliert erfasst, einschließlich ihrer Einsatzkriterien und potenziellen Schnittstellen.
• Erarbeitung der Anforderungen des Zentralverfahrens: Basierend auf den dezentralen Systemen wurden die spezifischen Anforderungen des zentralen Dokumentationsverfahrens definiert. Dies umfasste Aspekte der Kennzeichnung, der Datengruppen und der notwendigen Verwaltungsfunktionen.
• Entwurf der Gesamt-Hardwarelandschaft: Um eine reibungslose Integration zu gewährleisten, wurde ein Gesamtkonzept für die Hardwarelandschaft entworfen, das die Interaktion zwischen den dezentralen und dem zentralen System berücksichtigte.
• Konzeption umfassender Funktionen: Ein Kernstück der GABO-Leistung war die Konzeption folgender Bereiche:
  • Verwaltungsfunktionen auf den dezentralen Systemen: Anpassung und Erweiterung der lokalen Systeme, um die Kommunikation mit dem zentralen System zu ermöglichen.
  • Datenkatalog: Erstellung eines einheitlichen Katalogs zur Strukturierung und Klassifizierung aller Dokumente.
  • Datenerschließung und logische Umsetzung auf das Zentralverfahren: Methoden zur Aufbereitung der dezentralen Daten für die Übernahme in das zentrale System.
  • Datenübergabe (Schnittstelle): Definition und Implementierung der technischen Schnittstellen für den Datenaustausch.
  • Funktionaler und organisatorischer Ablauf: Ausarbeitung detaillierter Prozesse, wie Dokumente erstellt, bearbeitet, registriert und archiviert werden sollten.
• Vorstellung des Maßnahmenkataloges und Vorgehens: Abschließend präsentierte GABO IDM einen umfassenden Maßnahmenkatalog und ein detailliertes Vorgehen zur Realisierung des gesamten Konzepts.

Der erfolgreiche Einsatz erfolgte im Jahr 1987.

Fazit: Grundstein für effizientes Dokumentenmanagement

Das Projekt zur Einbindung elektronischer Büroarchive in ein zentrales Dokumentationssystem in der Kraftwerksplanung war ein visionärer Schritt in Richtung effizientes Informationsmanagement. GABO IDM löste die damalige Herausforderung, disparate Insellösungen durch ein durchdachtes organisatorisches und technisches Konzept miteinander zu verbinden. Dies ermöglichte nicht nur eine zentrale Registrierung und Verwaltung wichtiger Dokumente, sondern legte auch den Grundstein für verbesserte Zugänglichkeit, Nachvollziehbarkeit und letztlich eine optimierte Arbeitsweise in der komplexen Welt der Kraftwerksplanung. Die Leistungen von GABO IDM in diesem Bereich waren wegweisend für die Entwicklung moderner Dokumentenmanagementsysteme.

Die Verwaltung der Dokumentation von Kernkraftwerksanlagen ist eine Aufgabe von immenser Komplexität und kritischer Bedeutung für Sicherheit, Betrieb und Genehmigung. Zwischen 1988 und 1990 stellte sich GABO IDM dieser Herausforderung für den Betreiber zweier Kernkraftwerksblöcke in Philippsburg. Die Aufgabe bestand darin, die bestehenden Dokumentationen für Block 1 umfassend zu reorganisieren, eine neue hierarchische Ablageordnung zu etablieren und die Unterlagen in einem Dokumentenverwaltungssystem zu registrieren.

Das Projekt umfasste eine gewaltige Menge an Unterlagen: Insgesamt 94.000 Zeichnungs-Originale für Elektrotechnik, Leittechnik, Maschinentechnik und Bautechnik, ergänzt durch diverse andere Dokumentationsarten.

Leistungen und Vorgehen: Akribie für höchste Genauigkeit

Das Vorgehen von GABO IDM war systematisch und tiefgehend, um die Integrität und Zugänglichkeit der Dokumentation zu gewährleisten:

• Ist-Analyse der vorhandenen Dokumentation: Zunächst wurde eine detaillierte Bestandsaufnahme der bestehenden Dokumentation durchgeführt. Dies umfasste eine Analyse der Kennzeichnungssysteme, des damals vorhandenen Dokumentenverwaltungssystems, der Ablagemittel und deren Kennzeichnung sowie der Ablageordnung und Registrierungsprozesse.
• Erstellung des Fachkonzeptes: Auf Basis der Ist-Analyse wurde ein umfassendes Fachkonzept entwickelt, das folgende Punkte adressierte:
  • Erweiterung der bestehenden Kennzeichnungssysteme zur Schaffung einer einheitlichen Struktur.
  • Programmanpassungen am vorhandenen Dokumentenverwaltungssystem, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.
  • Organisation und Aufbau einer klaren hierarchischen Ablageordnung.
  • Systematische Kennzeichnung der Ablagemittel und der einzelnen Unterlagen.
  • Prozesse für die Registrierung und das schnelle Wiederfinden von Unterlagen im Archiv.
  • Definition der Aufbau- und Ablauforganisation für das Dokumentenmanagement.
  • Entwicklung eines Verteilersystems zur effizienten Unterstützung des Änderungsdienstes, um die Aktualität der Dokumente zu sichern.
• Durchführung der Reorganisation: Die eigentliche Reorganisation war ein Mammutprojekt und umfasste:
  • Erstellung von hierarchischen Dokumentenverzeichnissen.
  • Neue Gruppierung und Sortierung der Unterlagen mit entsprechender Ordner-Beschriftung.
  • Individuelle Kennzeichnung jeder einzelnen Unterlage.
  • Umfassende Prüfung der Unterlagen auf Aktualität und Vollständigkeit.
  • Erstellung von Datenerfassungsbelegen für die Übernahme ins System.
  • Registrierung der Unterlagen im Dokumentenverwaltungssystem.
  • Kopieren und Verteilen der aktualisierten Unterlagen.
  • Physische Realisierung der neuen Ablageordnung im Archiv und Kennzeichnung der Ablagemittel.

Der fachliche Umfang erstreckte sich über Dokumentationsgrundlagen, Anlagendokumentation, Qualitätsdokumentation, Genehmigungsdokumentation, Betriebsführungsdokumentation, Kennzeichnungssysteme und die Archivverwaltung.

Damals und Heute: Der Wandel im Dokumentenmanagement mit AVIS und dem Digitalen Informationszwilling

Das Projekt in Philippsburg war ein Paradebeispiel für die Herausforderungen und die akribische Arbeit, die in den späten 80er Jahren für die Organisation großer Dokumentenbestände notwendig waren. Es war ein manueller und datenintensiver Prozess, der höchste Präzision erforderte.

Im Vergleich zu damals verfügt GABO IDM heute, im Jahr 2025, über entscheidende technologische Vorteile, die die Effizienz, Präzision und den Nutzen solcher Projekte revolutioniert haben:

1. Das Anlagen-Verwaltungs- und Informations-System (AVIS):
   • Automatisierte Erfassung und Registrierung: Was damals die manuelle Erstellung von Datenerfassungsbelegen und die händische Registrierung erforderte, kann mit AVIS heute weitgehend automatisiert werden. Scan- und OCR-Technologien (Optical Character Recognition) ermöglichen die digitale Erfassung physischer Dokumente und die automatische Übernahme von Metadaten.
   • Zentrale, integrierte Datenbank: AVIS bietet eine einzige, zentrale Datenbank, in der alle Dokumente mit ihren Metadaten und Beziehungen abgelegt sind. Das aufwendige „Registrieren im Doku-Verwaltungssystem“ von damals wird durch eine nahtlose Integration in AVIS abgelöst, was Redundanzen vermeidet und die Datenkonsistenz massiv verbessert.
   • Intelligente Such- und Retrieval-Funktionen: Das „Wiederfinden von Unterlagen im Archiv“ war damals oft eine zeitintensive Suche nach physischen Ordnern und Registraturen. AVIS bietet intelligente Volltextsuche, Filterfunktionen und die Möglichkeit, Dokumente anhand komplexer Kriterien (z.B. Kennzeichnung, Anlagenteil, Revision) in Sekundenschnelle digital zu finden und anzuzeigen.
   • Effizienter Änderungsdienst: Das damalige „Verteilersystem zur Unterstützung des Änderungsdienstes“ war auf manuelle Kopien und Verteilung angewiesen. AVIS ermöglicht einen voll digitalisierten Änderungsdienst mit Versionskontrolle, automatischen Benachrichtigungen und der Möglichkeit, Änderungen direkt in den digitalen Dokumenten nachzuvollziehen.
   • Digitale Workflows: Prozesse wie die „Unterlagenprüfung auf Aktualität und Vollständigkeit“ können heute durch digitale Workflows in AVIS unterstützt werden, was Freigabeprozesse beschleunigt und transparent macht.
2. Der Digitale Informationszwilling (DIZ):
   • Ganzheitliche Repräsentation der Anlage: Der Digitale Informationszwilling geht weit über die reine Dokumentenverwaltung hinaus. Er verknüpft alle Dokumente (Zeichnungen, technische Beschreibungen, Genehmigungen, Betriebsdaten, Wartungsprotokolle) mit dem digitalen Modell der physischen Anlage. Wo damals lediglich Dokumente reorganisiert wurden, kann heute ein umfassendes digitales Abbild der Anlage erstellt werden.
   • Kontextuelle Informationen: Statt nur eine Liste von Dokumenten zu haben, ermöglicht der DIZ, direkt von einem Anlagenteil im intelligenten R&I auf alle zugehörigen Dokumente (Zeichnungen, Datenblätter, Wartungsanleitungen) zuzugreifen. Die „neue Unterlagengruppierung und Sortierung“ von 1988 findet heute ihre digitale Entsprechung in einer intelligenten Verknüpfung der Daten, die den Kontext herstellt.
   • Bessere Entscheidungsfindung: Durch die Verknüpfung von Dokumenten mit Betriebsdaten und Sensormesswerten im DIZ können Betreiber fundiertere Entscheidungen treffen, beispielsweise bei der Wartungsplanung oder der Fehleranalyse.
   • Simulation und Prädiktion: Während die Reorganisation damals die Basis für den operativen Betrieb legte, ermöglicht der DIZ heute sogar Simulationen und prädiktive Analysen, um das Verhalten der Anlage vorauszusagen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Das Projekt in Philippsburg war ein fundamentaler Schritt zur Beherrschung der komplexen Dokumentationsflut. Es legte den Grundstein für die heutige Effizienz. GABO IDM, mit seinen modernen Werkzeugen wie AVIS und der Fähigkeit, Digitale Informationszwillinge zu erstellen, kann solche Reorganisationen heute nicht nur effizienter durchführen, sondern auch einen Mehrwert schaffen, der weit über die bloße Verwaltung hinausgeht: Es entsteht ein lebendiges, digitales Abbild der Anlage, das über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg einen strategischen Vorteil bietet.

Im Jahr 1988 stand GABO IDM vor der anspruchsvollen Aufgabe, die Gesamtanlagenplanung für ein komplexes Projekt zu optimieren. Es galt, die Koordination verschiedener Gewerke zu systematisieren, die Erstellung von Plänen und gewerkeübergreifenden Unterlagen zu vereinheitlichen und durch umfassende qualitätssichernde Maßnahmen zu unterstützen. Dieses Vorhaben, das den Einsatz von 30 Ingenieuren und Konstrukteuren über einen Zeitraum von fünf Jahren umfasste und rund 4000 Originaldokumente generierte, war ein Paradebeispiel für die Innovationskraft und das methodische Vorgehen von GABO IDM.

Der GABO-Ansatz: Von der Analyse zur Implementierung

Das Vorgehen von GABO IDM war klar strukturiert und umfasste mehrere Phasen:

• Ist-Analyse der bestehenden Organisation: Zunächst wurde eine detaillierte Aufnahme der vorhandenen Aufbau- und Ablauforganisation durchgeführt. Dies ermöglichte ein tiefgreifendes Verständnis der bestehenden Prozesse und identifizierte Optimierungspotenziale.
• Entwicklung von Soll-Konzepten: Auf Basis der Ist-Analyse wurden Soll-Konzepte für die zukünftige Ablauforganisation entwickelt. Hierbei lag der Fokus auf der Schaffung effizienterer und transparenterer Prozesse.
• Entwurf und Einführung von Steuerungsmechanismen: Ein zentraler Bestandteil des Projekts war die Konzeption und Implementierung robuster Steuerungsmechanismen. Diese umfassten:
  • Kostenkontrolle: Umfassende Systeme zur Überwachung und Steuerung der Projektkosten.
  • Kapazitätsmanagement: Werkzeuge zur optimalen Nutzung der personellen Ressourcen.
  • Änderungsverfolgung: Mechanismen zur transparenten und nachvollziehbaren Dokumentation und Steuerung von Planungsänderungen.
  • Dokumentationsmanagement: Systematische Abläufe zur Erfassung und Verwaltung aller relevanter Projektdokumente.
  • Arbeitsfortschrittsverfolgung: Tools zur präzisen Erfassung und Berichterstattung des Projektfortschritts.

Fachlicher Umfang: Eine ganzheitliche Betrachtung

Der fachliche Umfang der GABO-Leistungen war breit gefächert und umfasste alle kritischen Bereiche der Anlagenplanung:

• Bauwerke: Planung und Dokumentation von Gebäudestrukturen.
• Förder- und Hebezeuge: Spezifische Planung für Transport- und Hebesysteme.
• Rohrleitungen: Detaillierte Planung von Rohrleitungssystemen.
• Lüftungskanäle: Entwurf und Integration von Lüftungsanlagen.
• Kabeltrassen: Planung der Infrastruktur für elektrische Leitungen.
• Komponenten: Integration und Dokumentation einzelner Anlagenkomponenten.

Darüber hinaus wurden entscheidende Werkzeuge für die Qualitätssicherung und Standardisierung entwickelt und eingeführt:

• Planungshandbuch: Ein umfassendes Handbuch mit detaillierten Planungsanweisungen und Arbeitsabläufen, das als zentrale Richtlinie für alle Beteiligten diente.
• Checklisten und Matrizen: Speziell entwickelte Hilfsmittel zur Überprüfung der Unterlagen auf Fehlerfreiheit, Vollständigkeit und Einhaltung technischer Kriterien. Diese sicherten eine hohe Qualität der Planungsergebnisse.

Planungsinstrumente und deren PC-Realisierung

Für die effiziente Steuerung und Dokumentation wurden innovative Planungsinstrumente entwickelt und mittels PC-Realisierungen zugänglich gemacht:

• Schlüsselsysteme: Zur Strukturierung der Steuerungsmechanismen wurden maßgeschneiderte Schlüsselsysteme implementiert, die eine kohärente und logische Datenhaltung ermöglichten.
• PC-Realisierungen und Anwenderbeschreibungen: Für die Aufwandserfassung, die Arbeitsfortschrittsverfolgung (Anzahl der Pläne, Arbeitsschritte), die Änderungsverfahren und die Berichterstattung wurden spezifische PC-Anwendungen entwickelt und mit detaillierten Anwenderbeschreibungen versehen. Dies gewährleistete eine nahtlose Integration in den Arbeitsalltag der Ingenieure und Konstrukteure.

Fazit: Ein Modell für effiziente Gesamtwerksplanung

Die Aufgabenstellung und deren erfolgreiche Umsetzung durch GABO IDM im Jahr 1988 in Offenbach waren ein Meilenstein in der Systematisierung der Gesamtwerksplanung. Durch die Kombination aus methodischer Ist-Analyse, der Entwicklung präziser Soll-Konzepte und der Einführung leistungsfähiger Steuerungs- und Qualitätssicherungsmechanismen legte GABO IDM den Grundstein für eine effiziente und fehlerarme Projektabwicklung. Dieses Projekt unterstreicht die Kompetenz von GABO IDM, komplexe technische Herausforderungen durch integrierte Lösungen und innovative Ansätze zu meistern.

In den 1980er Jahren stand die Digitalisierung von Dokumenten in Unternehmen noch in den Kinderschuhen. Viele Büros arbeiteten dezentral, nutzten unterschiedliche Soft- und Hardwaresysteme, um Dokumente zu erstellen und zu speichern. Gleichzeitig wuchs der Bedarf an einem zentralen, unternehmensweiten Zugriff auf entscheidende Informationen. Im Jahr 1987 in Erlangen stellte sich GABO IDM dieser Herausforderung in der Kraftwerksplanung: Es galt, die dezentral erstellten und elektronisch gespeicherten Dokumente in ein zentrales Dokumentations- und Informationssystem zu integrieren.

Die Aufgabe war komplex: Dokumente, vor allem Schriftgut, wurden in zahlreichen Büros mit unterschiedlichen Bürosystemen dezentral erstellt und elektronisch gespeichert. Das Ziel war, diese oft dokumentationspflichtigen oder -würdigen Unterlagen im zentralen System zu registrieren und zu verwalten. Hierfür war ein umfassendes organisatorisches Konzept erforderlich, das die Anbindung der elektronischen Archive an die zentrale Datenbank sicherstellte. Bereits zu dieser Zeit zeichnete sich in solchen Projekten der Wunsch ab, einen umfassenden digitalen „Abdruck“ der realen Anlage – einen frühen Vorläufer des heutigen Digitalen Informationszwillings – zu schaffen. Es ging darum, alle relevanten Informationen über ein Kraftwerk zentral und digital verfügbar zu machen, um die Planung, den Bau und den späteren Betrieb effizienter und transparenter zu gestalten.

Fachlicher Umfang: Vom technischen Schriftgut zur Archivierung

Der fachliche Umfang des Projekts umfasste ein breites Spektrum an Dokumenten und Systemen:

• Technisches Schriftgut: Sämtliche technischen Dokumente, die für die Planung, den Bau und den Betrieb eines Kraftwerks von Bedeutung sind.
• Allgemeiner Schriftverkehr: Korrespondenz und administrative Dokumente.
• Systeme der Bürokommunikation: Die vielfältigen, damals existierenden Systeme zur internen und externen Kommunikation.
• Zentrales Informations- und Dokumentationssystem: Das bereits vorhandene oder zu adaptierende zentrale System.

Die elektronische Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten sollte dabei folgende Funktionen abdecken:

• Kennzeichnung: Eindeutige Identifikation jedes Dokuments.
• Registrierung: Formelle Aufnahme in das zentrale System.
• Archivierung: Langfristige und sichere Speicherung.
• Retrieval: Effiziente Suche und Wiederauffindbarkeit der Dokumente.

Das Projekt war für 30 dezentrale Bürosysteme mit 50 angeschlossenen Benutzern und 40 verschiedenen Dokumentenarten ausgelegt – eine beachtliche Größenordnung für die damalige Zeit.

GABO-Leistungen und Vorgehen: Ein strukturierter Weg zur Integration

GABO IDM ging die Aufgabe mit einem systematischen und durchdachten Vorgehen an:

• Definition der dezentralen Systeme: Zunächst wurden alle dezentralen Hard- und Softwaresysteme detailliert erfasst, einschließlich ihrer Einsatzkriterien und potenziellen Schnittstellen.
• Erarbeitung der Anforderungen des Zentralverfahrens: Basierend auf den dezentralen Systemen wurden die spezifischen Anforderungen des zentralen Dokumentationsverfahrens definiert. Dies umfasste Aspekte der Kennzeichnung, der Datengruppen und der notwendigen Verwaltungsfunktionen.
• Entwurf der Gesamt-Hardwarelandschaft: Um eine reibungslose Integration zu gewährleisten, wurde ein Gesamtkonzept für die Hardwarelandschaft entworfen, das die Interaktion zwischen den dezentralen und dem zentralen System berücksichtigte.
• Konzeption umfassender Funktionen: Ein Kernstück der GABO-Leistung war die Konzeption folgender Bereiche:
  • Verwaltungsfunktionen auf den dezentralen Systemen: Anpassung und Erweiterung der lokalen Systeme, um die Kommunikation mit dem zentralen System zu ermöglichen.
  • Datenkatalog: Erstellung eines einheitlichen Katalogs zur Strukturierung und Klassifizierung aller Dokumente.
  • Datenerschließung und logische Umsetzung auf das Zentralverfahren: Methoden zur Aufbereitung der dezentralen Daten für die Übernahme in das zentrale System.
  • Datenübergabe (Schnittstelle): Definition und Implementierung der technischen Schnittstellen für den Datenaustausch.
  • Funktionaler und organisatorischer Ablauf: Ausarbeitung detaillierter Prozesse, wie Dokumente erstellt, bearbeitet, registriert und archiviert werden sollten.
• Vorstellung des Maßnahmenkataloges und Vorgehens: Abschließend präsentierte GABO IDM einen umfassenden Maßnahmenkatalog und ein detailliertes Vorgehen zur Realisierung des gesamten Konzepts.

Der erfolgreiche Einsatz erfolgte 1987.

Fazit: Grundstein für effizientes Dokumentenmanagement und eine vorausschauende Vision

Das Projekt zur Einbindung elektronischer Büroarchive in ein zentrales Dokumentationssystem in der Kraftwerksplanung war ein visionärer Schritt in Richtung effizientes Informationsmanagement. GABO IDM löste die damalige Herausforderung, disparate Insellösungen miteinander zu verbinden, durch ein durchdachtes organisatorisches und technisches Konzept. Dies ermöglichte nicht nur eine zentrale Registrierung und Verwaltung wichtiger Dokumente, sondern legte auch den Grundstein für verbesserte Zugänglichkeit, Nachvollziehbarkeit und letztlich eine optimierte Arbeitsweise in der komplexen Welt der Kraftwerksplanung. Die Leistungen von GABO IDM in diesem Bereich waren wegweisend für die Entwicklung moderner Dokumentenmanagementsysteme und spiegelten bereits den Wunsch wider, eine umfassende digitale Repräsentation der Realität – das, was wir heute als Digitalen Zwilling bezeichnen – zu etablieren.