Workflows

bei Stör- und Mängelmeldungen

Mobile Erfassung und lückenlose Nachverfolgung

Im Prozess zur Meldung und Behebung von Störungen und Mängeln ist in AVIS^® gewährleistet, dass kritische Informationen an den richtigen Stellen zur Verfügung stehen und der gesamte Prozess lückenlos dokumentiert wird.

Sofortige Weitergabe an zuständige Bearbeiter im Unternehmen und ggf. Auftraggeber oder Dienstleister.

Erfassung von Kennzeichen-Texten, Fotos, Unterschriften, Spracheingaben und GPS-Koordinaten möglich. Wer wann die Störung erfasst hat, ist jederzeit nachvollziehbar.

Erfasste Mängel können in zu erledigende Aufgaben umgewandelt werden und unterliegen dann dem normalen Workflow.

Elemente der Workflows in AVIS® -
immer passend zu Ihren Prozessen

Der Prozesseinstieg ist flexibel anpassbar, und auch die einzelnen Scheine sind konfigurierbar.
Der Workflow in AVIS passt so immer zu Ihrem gelebten Prozess.

Informationen zu Arbeitsscheinen

Sofortige Weiterleitung und Workflow-Integration

1.

Nach der Erfassung erfolgt die sofortige Weiterleitung der Mängelmeldung an die zuständigen Bearbeiter im Unternehmen, z. B. die Instandhaltungsleitung.

2.

Erfasste Mängel können per Klick direkt in AVIS^® in zu erledigende Aufgaben umgewandelt werden (z.B. Wartungsaufträge oder Reparaturen).

3.

Die Mängelmeldung ist unmittelbar mit dem betroffenen technischen Platz (KKS/AKZ) und dessen Dokumentation verknüpft, sodass dem Instandhalter sofort alle notwendigen Pläne und Anweisungen zur Verfügung stehen.

4.

Die umgewandelten Aufgaben unterliegen dem normalen, definierten Workflow. Dies umfasst die Priorisierung, die Zuordnung von Personal und Ressourcen sowie die Rückmeldung des Abschlusses.

Anweisung, Stempel, Unterschrift ganz ohne ölverschmierte Zettel

Über einen automatisierten Workflow bekommt der Verantwortliche die digitale Benachrichtigung über die Freigabe. Die Freigabe erfolgt dann per Klick, die Beteiligten werden in Echtzeit informiert.

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Aufnahme und Bearbeitung direkt am Prozess möglich

Die Erfassung von Mängeln kann direkt am Ort des Geschehens erfolgen – in der Regel über die AVIS^® APP auf dem Smartphone oder Tablet. Dies ermöglicht eine präzise und datenreiche Protokollierung

Zur schnellen und präzisen Dokumentation eines z. B. während eines Rundgangs identifizierten Mangels oder einer Störung an einem Kennzeichen sind verschiedene Eingabeformen möglich (multimodale Eingabe):

Texte

Detaillierte Beschreibung des Problems

Fotos

Visuelle Dokumentation des Fehlerbildes oder des Schadens.

Spracheingabe

Schnelles Diktieren der Beobachtung vor Ort.

Unterschriften

Bestätigung der Erfassung oder der Übergabe.

Revisionssichere Nachvollziehbarkeit

Das System protokolliert automatisch, wer wann die Störung erfasst hat (Autor, Zeitstempel, Ort). Dies gewährleistet jederzeit eine lückenlose und revisionssichere Nachvollziehbarkeit.

Die Erledigung von Aufgaben aus einem Workflow kann direkt am Ort des Geschehens erfolgen – in der Regel über die AVIS^®APP auf dem Smartphone oder Tablet.
Dies ermöglicht eine präzise und datenreiche Protokollierung.

Beispiele für Workflows in Anlagen Kritischer Infrastrukturen

Störungsmeldungen

Störungen werden nicht nur aufgenommen, sondern aufbereitet und sofort an alle zuständigen Bearbeiter im Unternehmen und ggf. auch an Auftraggeber oder Dienstleister weitergeleitet. Bei der Aufnahme von Mängeln und Störungen können neben Texten auch Fotos, Unterschriften, Spracheingaben und GPS-Koordinaten erfasst werden.
Wer wann die Störung erfasst hat, ist jederzeit nachvollziehbar. Erfasste Mängel können in zu erledigende Aufgaben umgewandelt werden und unterliegen dann dem normalen Workflow.

Mängelmeldung

Die Mängelmeldung beschreibt einen Mangel an einem Bauteil oder System. Die Definition und der Einsatz sind, von Anlage zu Anlage, unterschiedlich aber in großen Teilen inhaltlich ähnlich. Deshalb ist bei der Wahl des Werkzeugs auf Flexibilität zu achten. Es muss jederzeit mehrdimensional angepasst, um auf die Anforderungen der jeweiligen
Anlage optimiert werden zu können.

Beispielhafter Ablauf
Mängelmeldung (MM) fortlaufend (Nummerierung automatisiert vom System generiert und verwaltet)

1. Schichtleiter meldet einen Mangel anhand:
– einer KKS (Katalog),
– einem Freitextfeld,
– Linie,
– Priorität,
– Zustand,
– Betriebseinschränkung
und wählt die betroffene Disposition z.B. E-Technik oder M-Technik aus.
(alle Felder frei konfigurierbar)

2. Der Schichtleiter speichert die MM.

3. Die MM wird in der Systemdatenbank angezeigt, sodass nach E-Technik/M-Technik gefiltert und der entsprechende Gruppenleiter darauf eine Arbeitserlaubnis
planen kann.

4. Systembenachrichtigung an den entsprechenden Gruppenleiter

Erstellung Arbeitserlaubnis

1. Arbeitserlaubnis in Planung (1.Step = Status: In Planung) wird durch z.B. Gruppenleiter E-Technik oder M-Technik erstellt
Der Gruppenleiter E-Technik filtert nach seiner Disposition und ihm werden alle vorhandenen MM angezeigt oder hat diesen Filter als Default eingestellt.

2. Er ruft die MM auf und kann direkt über einen Button Arbeitserlaubnis erstellen zum nächsten Punkt springen. Hier zeigt das System direkt die MM-Nr., KKS, KKS Bezeichnung sowie Linie und Ort der vorherigen MM an.

3. Das System erstellt eine Arbeitserlaubnisnummer (AE)

4. Als nächstes wird vom Gruppenleiter E-Technik festgelegt welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um den Mangel zu beseitigen.
a. z.B. Motor wechseln.
b. Er kann sich direkt die Dokumentation (über einen Button) aufrufen, um ggf. ein R&I oder Betriebsanleitung zu lesen.

5. Darüber hinaus muss er festlegen, welche Gefahren bei den Arbeiten herrschen. Aktuelle Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen kann er zur Arbeitserlaubnis hinzufügen. Das kann jeweils eine, oder mehrere sein.

6. Um den o.g. Motor zu wechseln, muss dieser Freigeschaltet werden.

7. Das bedeutet, der Gruppenleiter E-Technik muss in der Planung Freischaltung/Schaltauftrag erforderlich anklicken.

8. Das System hängt die Freischaltung/Schaltauftrag direkt bei der Arbeitserlaubnis in den Workflow.

9. Der Gruppenleiter E-Technik informiert den Pförtner über einen möglichen Dienstleister und die Schichtleiter per Mail über die auszuführenden Arbeiten anhand der AE-NR.

10. Erteilung Arbeitserlaubnis (2. Stepp = Status: In Bearbeitung) wird durch Schichtleiter erstellt
a. Der Schichtleiter ruft beim Eintreffen des Dienstleisters die AE in der Datenbank auf kontrolliert die geplanten Arbeiten und ergänzt diese ggf. da er den aktuellen Anlagenzustand beurteilen kann.
b. Ist der Schichtleiter mit den geplanten Maßnahmen einverstanden, wird er die geplante Freischaltung des Motors veranlassen. Hierbei muss das Protokoll Freischaltung mit Vermerk zur MM und AE genutzt werden. Erst wenn die Freischaltung durchgeführt, dokumentiert und in der Arbeitserlaubnis vermerkt wurde, kann er die Arbeiten für den Dienstleister ausdrucken und freigeben.
Die PDF beinhaltet die Arbeitserlaubnis, alle Betriebsanweisungen, Gefährdungsbeurteilungen und mitgeltende Freigaben. Die technische Dokumentation nicht.
Dieses komplette PDF kann zur KKS als Reiter Arbeitsfreigaben in der Datenbank gespeichert werden.

11. Freigabe Arbeitserlaubnis (3. Stepp = Status: Freigabe) wird durch die Schichtleiter
veranlasst:
a. Alle geplanten Maßnahmen werden umgesetzt. Der Motor wurde getauscht.
b. Der Dienstleister meldet die Arbeiten als abgeschlossen.
c. Als nächster Schritt erfolgt die Zuschaltung des Motors. Dies veranlasst wieder der Schichtleiter.
d. Daraufhin erfolgt ein Probelauf. Verläuft dieser positiv, kann der Dienstleister sich abmelden
e. Der Schichtleiter erklärt die Anlage wieder für betriebsbereit.

12. Abschluss Arbeitserlaubnis (4. Stepp = Status: Abgeschlossen)
Der Schichtleiter meldet die Arbeitserlaubnis als abgeschlossen. Die MM wird als abgeschlossen automatisch vom System übernommen.

Zusammenfassung

Der Prozess zur Meldung und Behebung von Störungen und Mängeln ist in AVIS® vollständig digitalisiert und mobil zugänglich. Er gewährleistet, dass kritische Informationen sofort an die zuständigen Stellen gelangen und der gesamte Bearbeitungsprozess lückenlos und revisionssicher dokumentiert wird – ganz ohne „ölverschmierte Zettel“.

1. Multimodale Erfassung

Mängel werden direkt am Ort des Geschehens über die AVIS® APP (Smartphone/Tablet) erfasst. Die multimodale Eingabe erlaubt neben Text auch Fotos, Spracheingaben, Unterschriften und automatische GPS-Protokollierung für eine datenreiche und präzise Protokollierung.

2. Workflow-Integration

Der erfasste Mangel wird sofort an die zuständigen Bearbeiter weitergeleitet und kann per Klick in eine zu erledigende Aufgabe (z.B. Wartungsauftrag) umgewandelt werden. Diese Aufgabe unterliegt dem definierten Workflow inklusive Priorisierung und Ressourcenplanung.

3. Revisionssichere Nachvollziehbarkeit

Das System verknüpft die Meldung unmittelbar mit dem betroffenen technischen Platz (KKS/AKZ) und dessen Dokumentation. Die Protokollierung von Autor, Zeitstempel und Ort stellt jederzeit eine lückenlose und revisionssichere Nachvollziehbarkeit sicher.