AVIS® Produktfamilie · KI

AVIS® KI

Technische Dokumente erschließen und nach DCC klassifizieren

In technischen Anlagen steckt Wissen in Herstellerunterlagen, Scans, Prüfberichten und gewachsenen Dokumentenbeständen. Diese Unterlagen zu sichten und den passenden Dokumentarten zuzuordnen, kostet Zeit und bindet fachliche Kapazität.

AVIS®KI unterstützt die Texterkennung und DCC-Klassifikation technischer PDF-Dokumente. Begründete Vorschläge, bewertete Alternativen und überprüfbare Fundstellen erleichtern die fachliche Bearbeitung. So lassen sich Dokumentenbestände für die Übernahme in AVIS®WEB oder ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem vorbereiten.

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Die Herausforderung

Die Dokumente sind da. Die Informationen bleiben schwer zugänglich.

Technische Dokumentationen wachsen über viele Jahre. Lieferanten liefern Dateien in unterschiedlichen Formaten; ältere Bestände enthalten Scans, Zeichnungen und unvollständig gepflegte Dokumentenmerkmale. Wer Informationen für eine Migration oder den Dokumentationsaufbau benötigt, muss Unterlagen sichten, Inhalte erfassen und Ergebnisse fachlich prüfen.

Verstreute Dokumentation

Scans, PDFs, Zeichnungen und gewachsene Bestände liegen in unterschiedlichen Ablagen.

Uneinheitliche Metadaten

Dokumentenmerkmale und Bezeichnungen sind nicht durchgängig gepflegt.

Manuelle Klassifizierung

Dokumente müssen aufwendig geprüft, zugeordnet und übertragen werden.

Hoher Prüfaufwand

Fachkräfte müssen Inhalte aus vielen Unterlagen sichten, abgleichen und für die weitere Bearbeitung erfassen.

UNSERE LÖSUNG

Technische Dokumente auslesen und ihre Zuordnung vorbereiten

AVIS®KI verbindet Texterkennung mit KI-gestützter DCC-Klassifikation. Die Lösung liefert Vorschläge mit Begründung, bewertet mögliche Alternativen und ordnet die Ergebnisse für die weitere Bearbeitung ein.

Fachanwender erhalten damit eine Grundlage für die Prüfung und Zuordnung. Welche Ergebnisse automatisch übernommen werden dürfen, wird anhand vereinbarter Qualitätsanforderungen validiert.

01

Dokumente bereitstellen

Deutsch- und englischsprachige PDF-Dokumente werden einzeln oder als Bestand für die Verarbeitung bereitgestellt. Gescannte Seiten werden durch Texterkennung erschlossen.

02

Texte auslesen und nach DCC klassifizieren

AVIS®KI wertet die Dokumente aus und schlägt passende Dokumentarten aus dem vereinbarten DCC-Zielkatalog vor. Zu den Vorschlägen liefert die Lösung Begründungen und bewertete Alternativen.

03

Ergebnisse für die Bearbeitung einstufen

Die Lösung unterscheidet zwischen automatischer Übernahme, Fachprüfung mit Vorschlag und bewusst offen gelassenen Fällen. Die Freigabe zur automatischen Übernahme setzt eine Validierung anhand vereinbarter Qualitätsanforderungen voraus.

04

Vorschläge fachlich prüfen

Fachanwender prüfen Vorschläge und klären unklare Zuordnungen. Unterstützende Fundstellen mit Seite und Position stehen zur Verfügung, soweit die Lösung die Belege im Dokument verifizieren kann.

05

Für AVIS®WEB oder das bestehende DMS vorbereiten

Die Ergebnisse können für die Übernahme in AVIS®WEB oder ein vorhandenes Dokumentenmanagementsystem bereitgestellt werden. Schnittstelle, Übergabe und Prüfablauf werden für den jeweiligen Anwendungsfall abgestimmt.

WAS ENTSTEHT KONKRET?

Klassifikationsvorschläge mit nachvollziehbarer Grundlage

AVIS®KI liefert zu technischen PDF-Dokumenten DCC-Vorschläge mit Begründung und bewerteten Alternativen. Soweit verifizierbar, ergänzen Fundstellen im Dokument die Ergebnisse. Auffindbare Kennzeichen und das erkannte Gewerk stehen als Metadatenhinweise für die weitere Bearbeitung bereit.

WAS AVIS®KI HEUTE LEISTET

Was die aktuelle Lösung leistet

Texterkennung und DCC-Klassifikation

Verarbeitung deutsch- und englischsprachiger PDF-Dokumente einschließlich Texterkennung für gescannte Seiten. Die Lösung liefert Klassifikationsvorschläge mit Begründung und bewerteten Alternativen.

Bewertung für die weitere Bearbeitung

Einstufung der Ergebnisse für automatische Übernahme, Fachprüfung mit Vorschlag oder offene Bearbeitung. Die automatische Übernahme wird erst nach Validierung anhand vereinbarter Qualitätsanforderungen freigegeben.

Überprüfbare Fundstellen

Unterstützende Belege werden mit Seite und Position ausgegeben, soweit sie im Dokument verifiziert werden können. Nicht nachweisbare Belege werden verworfen.

Metadatenhinweise

Auffindbare Kennzeichen und das erkannte Gewerk werden als Hinweise für die weitere Bearbeitung ausgegeben. Die eigenständige fachliche Vergabe von Objektkennzeichen, beispielsweise nach KKS, gehört nicht zum beschriebenen Leistungsumfang.

BETRIEB & ANBINDUNG

Im eigenen Netz. In Ihren bestehenden Prozessen

Betrieb im eigenen Kundennetz

Die Verarbeitung erfolgt vollständig im Kundennetz und benötigt keine externen Cloud-Dienste. Der Server benötigt im Betrieb keinen Internetzugang.

Für die Bearbeitung stehen eine Weboberfläche für Einzeldokumente und Prüfarbeit sowie eine Stapelverarbeitung für größere Bestände zur Verfügung.

Einbindung in Ihre Dokumentationsprozesse

Die Klassifikationsleistung lässt sich über eine Schnittstelle in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem integrieren. Mit AVIS®WEB bietet GABO IDM zusätzlich eine eigene Umgebung für technische Dokumentation und Prüfprozesse. Die passende Einbindung richtet sich nach Ihrer Systemlandschaft und dem vereinbarten Arbeitsablauf.

Perspektive

Wie AVIS®KI weiterentwickelt wird

Fachliche Kalibrierung

Auf einer fachlich bestätigten Referenz wird bestimmt, welcher Automatikanteil bei der vereinbarten Zielqualität erreichbar ist. Der tatsächlich freigebbare Anteil wird für den jeweiligen Dokumentenbestand gemessen.

Bildgetragene Dokumente

Die Analyse von Zeichnungen, Plänen und Seiten ohne verwertbaren Text soll erweitert werden. Diese Dokumentarten stellen die Klassifikation derzeit vor besondere Herausforderungen.

Direkte Verarbeitung von CAD-Dateien

Die Klassifikation soll künftig auch Zeichnungen erfassen können, die nicht als PDF vorliegen.

Tabellenkalkulationen

Die direkte Verarbeitung von Tabellenkalkulationen soll die Klassifikation listenartiger Dokumente ermöglichen.

Sammeldokumente

Die Erkennung mehrerer Dokumentarten innerhalb einer PDF mit ihren Seitenbereichen ist technisch umgesetzt. Die fachliche Validierung und die Festlegung, welche Bestandteile getrennt abgelegt werden sollen, stehen noch aus.

Chatbot

Ein intelligenter Chatbot soll künftig die Auffindbarkeit von Informationen erhöhen und die Nutzung noch intuitiver gestalten.

Fachliche Kontrolle

Fachanwender prüfen unklare Zuordnungen und bewerten die Vorschläge.

Überprüfbare Belege

Verifizierte Fundstellen zeigen Seite und Position im Dokument.

Begründete Vorschläge

Begründungen und bewertete Alternativen unterstützen die Prüfung.

Validierte Automatik

Automatische Übernahme setzt die Prüfung gegen vereinbarte Qualitätsanforderungen voraus.

NACHVOLLZIEHBARE KLASSIFIKATION

Vorschläge nachvollziehen und fachlich bewerten

AVIS®KI liefert zu Klassifikationsvorschlägen eine Begründung, bewertete Alternativen und eine Einstufung für die weitere Bearbeitung. Unterstützende Fundstellen werden mit Seite und Position ausgegeben, soweit sie im Dokument verifiziert werden können.Die Belegprüfung bestätigt, dass eine Fundstelle existiert und wo sie liegt. Ob der Beleg die vorgeschlagene Dokumentklasse fachlich trägt, bleibt eine eigene Bewertung. Die Freigabe zur automatischen Übernahme erfolgt anhand vereinbarter und validierter Qualitätsanforderungen.

EINSATZGEBIETE

Wenn technische Dokumente in großer Zahl anfallen

Dokumentenmigration

PDF-Bestände auslesen, nach DCC klassifizieren und für das Zielsystem vorbereiten.

Neubau

Lieferantendokumentationen sichten und ihre Zuordnung zu Dokumentarten unterstützen.

Anlagenumbau

Neue technische Unterlagen klassifizieren und für die bestehende Dokumentation vorbereiten.

Instandhaltung

Technische Dokumentenbestände aufarbeiten und ihre fachliche Zuordnung unterstützen.

Revision

Vorhandene Prüf- und Arbeitsunterlagen nach Dokumentarten strukturieren.

Anlagenbetrieb

Gewachsene PDF-Bestände systematisch erschließen und für die weitere Nutzung vorbereiten.

FAQ

Antworten auf zentrale Fragen

Welche Dokumente kann AVIS®KI verarbeiten?

Der beschriebene Leistungsumfang umfasst deutsch- und englischsprachige PDF-Dokumente einschließlich Texterkennung für gescannte Seiten. Zeichnungen und Tabellen können als Inhalte einer PDF vorliegen. Die direkte Verarbeitung von CAD-Dateien und Tabellenkalkulationen ist als Erweiterung geplant.

Klassifiziert AVIS®KI Dokumente bereits automatisch nach DCC?

Ja. Die Lösung liefert DCC-Klassifikationsvorschläge mit Begründung und bewerteten Alternativen. Ob Ergebnisse automatisch übernommen werden dürfen, wird anhand vereinbarter Qualitätsanforderungen validiert.

Bleibt der Mensch Teil des Prozesses?

Ja. Fachanwender prüfen unklare Zuordnungen und bewerten Vorschläge. Die Lösung unterscheidet zwischen Ergebnissen für automatische Übernahme, Fachprüfung mit Vorschlag und bewusst offen gelassenen Fällen.

Wie lassen sich die Vorschläge nachvollziehen?

Die Lösung liefert Begründungen und bewertete Alternativen. Soweit unterstützende Belege im Dokument verifiziert werden können, werden sie mit Seite und Position ausgegeben. Die Existenz eines Belegs bestätigt noch nicht die fachliche Richtigkeit der Klassifikation.

Vergibt AVIS®KI automatisch KKS-Kennzeichen?

Auffindbare Kennzeichen können als Metadatenhinweise ausgegeben werden. Die eigenständige fachliche Vergabe von KKS-Kennzeichen gehört nicht zum beschriebenen Leistungsumfang.

Müssen Dokumente an externe Cloud-Dienste übertragen werden?

Nein. Die Verarbeitung erfolgt vollständig im Kundennetz ohne externe Cloud-Dienste. Der Server benötigt im Betrieb keinen Internetzugang.

Kann die Lösung mit unserem bestehenden Dokumentenmanagementsystem arbeiten?

Die Klassifikationsleistung lässt sich über eine Schnittstelle in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem integrieren. Auch eine Einbindung in AVIS®WEB kann abgestimmt werden. Die konkrete Umsetzung richtet sich nach Ihrer Systemlandschaft.

Wie prüfen wir, ob AVIS®KI für unseren Bestand geeignet ist?

In einer abgegrenzten Pilotbewertung untersuchen wir einen vereinbarten Ausschnitt Ihres Dokumentenbestands. Dabei bewerten wir die Klassifikationsqualität, den erreichbaren Automatikanteil bei vereinbarter Zielqualität und den verbleibenden Prüfaufwand.

Nächster Schritt

AVIS®KI anhand Ihrer Dokumente kennenlernen

Welche Dokumentenbestände möchten Sie erschließen und nach DCC strukturieren? In einem Gespräch klären wir Ihre Anforderungen und die mögliche Einbindung in Ihre Dokumentationsprozesse.

Eine vereinbarte Pilotbewertung zeigt, welche Klassifikationsqualität, welcher Automatikanteil und welcher verbleibende Prüfaufwand für Ihren Bestand erreichbar sind.

Einsatz von AVIS®KI besprechen